日本で暮らす・働く外国人の数が年々増えています。それに伴い、企業の人事担当者や、国際結婚などを控えた方から「在留資格の手続きって、結局いつ、誰がやればいいの？」という相談をいただくことがあります。
在留資格は、ルールが複雑に見えますが、「どんな場合に」「誰が動くのか」の基本を押さえれば、全体の流れがすっきり見えてきます。
今回は、その2大疑問を柱に、分かりやすく整理していきましょう！
どんな場合に在留資格を申請するの？（4つの主なタイミング）
在留資格の申請が必要になるのは、主に次の4つのシチュエーションです。
① 新たに海外から外国人を呼び出すとき（呼び寄せ）
- 具体的なケース： 海外にいる外国人を現地採用した、海外の支社から社員を転勤させる、海外にいる配偶者（夫・妻）を日本に呼び寄せたい、など。
- 必要な申請： 在留資格認定証明書交付申請（COE交付申請）
※ 企業が就労ビザを申請する場合には「特定技能」か「技術・人文知識・国際業務」のどちらのカテゴリーで申請するかも重要です！ - ポイント： まず日本側で「この人は日本に来てOK」という証明書を発行してもらい、それを海外の本人に送って現地の大使館でビザを発行してもらいます。
② すでに日本にいる外国人の「活動内容」が変わるとき（変更）
- 具体的なケース： 留学生が日本の企業に就職が決まった、仕事をやめて日本人と結婚して家庭に入ることになった、など。
- 必要な申請： 在留資格変更許可申請
- ポイント： 日本に滞在したまま、持っている在留資格の「種類」をチェンジする手続きです。
③ 今の在留資格のまま、期限を延ばしたいとき（更新）
- 具体的なケース： 期限が「1年」の就労ビザを持っていて、同じ会社でそのまま働き続けたい、など。
- 必要な申請： 在留資格更新許可申請
- ポイント： 期限が切れる前に手続きを完了（または申請）する必要があります。通常、期限の3ヶ月前から申請可能です。
④ 日本で子供が生まれたとき、または日本国籍を離脱したとき（取得）
- 具体的なケース： 日本に住む外国人夫婦の間に子供が生まれた、など。
- 必要な申請： 在留資格取得許可申請
- ポイント： 出生などの事由が発生した日から30日以内に申請する必要があります。
在留資格の申請は「誰が」するの？（3つの申請パターン）
入国管理局（出入国在留管理庁）への申請は、誰でも代わりにできるわけではありません。法律で「申請できる人」が厳格に決まっています。基本的には以下の3パターンです。
パターンA：外国人「本人」が申請する
すでに日本に滞在している場合（変更や更新など）は、外国人本人がみずから入国管理局の窓口に行く、またはオンラインで申請するのが基本です。
パターンB：日本側の「代理人（受入機関など）」が申請する
海外から外国人を呼び出す場合（上記の①）、本人は日本にいないため窓口に行けません。そのため、日本側で身元を引き受ける「受入企業（人事担当者など）」や「親族（日本人配偶者など）」が法定の代理人として申請を行います。
パターンC：プロの「申請取次者（行政書士・弁護士）」に依頼する
「平日に本人が入管に行く時間がない」「手続きが複雑で書類が作れない」という場合、一定の研修を受けた行政書士や弁護士（申請取次者）が、本人や企業に代わって書類を作成し、入管へ申請を行うことができます。
- メリット： 本人や企業の担当者が入管の長い待ち時間に並ぶ必要がなくなり、書類の不備による不許可リスクを減らせます。
3. まとめ：スケジュールには余裕を持った準備を！
在留資格の申請は、書類を集めるだけでも数週間、入管の審査結果が出るまでに1ヶ月〜3ヶ月（場合によってはそれ以上）かかるケースが珍しくありません。
- 海外からの呼び寄せなら、入社予定の3〜4ヶ月前
- ビザの更新なら、期限の3ヶ月前
このくらいのスケジュール感で動き出すのがベストです。
もし、「どの在留資格に当てはまるのか分からない」「会社として初めての外国人採用で不安」という場合は、ビザ手続きの専門家である行政書士へお気軽にご相談ください。確実でスムーズな手続きをサポートいたします。
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